在客户端可以通过邮件程序Microsoft Outlook 来安排联机会议。视频会议的标准客户端是Microsoft Outlook，因为视频会议是利用多播来实现的，只有支持多播的Windows 2000 以上版本才可以使用Exchange Conferencing 服务。
在运行这些操作系统的计算机上安装好硬件(摄像头、麦克风和音箱等)和Outlook 软件之后，就可以通过Outlook 进行视频会议了。但总的来讲，这样的视频会议服务系统存在功能不够强大、设置麻烦和效果不够稳定等缺点。因此，最好还是使用专业的视频会议服务软件要好一些。在本章中强烈推荐一款专业的视频会议服务软件：V2 Conference。
V2 Conference 是通过安装程序的客户端和服务器端搭建局域网视频会议系统，是一款基于C/S 架构(客户端/服务器)IP 协议的网络视频会议通讯软件，由服务器软件V2 ConferenceServer、会议管理组件和客户端软件组成。可以通过服务器端软件搭建视频会议服务器，并且在搭建视频服务器之后，所有的视频会议客户端均可连接到该服务器进行视频会议，构成一个V2 Conference 视频会议系统。
V2 Conference 能实现从56.6Kbps 到宽带网络条件下的远程即时通讯。可以广泛应用与企业远程会议、网络教育、远程医疗、跨地区机构的内部沟通等领域。
V2 Conference 视频会议系统使用户可以利用普通的计算机、标准的视频采集设备、耳机和麦克风，实现基于Internet 的虚拟会议。用户不需要投入高昂的成本即可实现高质量、高可靠性的音频视频通讯、协同工作、文档共享、远程会议管理等多种会议功能，有效地节约时间和经费，提高企业的工作效率。
配置一台服务器，在这台服务器上安装V2 Conference Server 和会议管理组件，服务器需要有公共的IP 地址(如果服务器位于防火墙之后，需要将端口号为1000 的TCP 端口和端口号位于15300～15400 段中的UDP 端口号开放);在所有需要参加会议的客户机器上都安装V2 Conference 客户端软件。
通过以上的设置，就构成了V2 Conference Server 视频会议系统。如图9-1 所示即为V2Conference Server 视频会议系统的结构示意图。
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